イベントや会議の質を上げるために意識するべき5つの事|集いの技術

どうも、いっとくです!

皆様はイベント好きですか?僕は多分イベントごとへの興味関心がちょうど半分くらいの人間です。

色んなイベントに行くわけではないし、何なら誘われて断ることもあるけど、かと言って行く事自体がそこまで珍しくはない。ほんとそれくらいの感じです。

さて立場は変わりまして、いざイベントを開催するとなったらめっちゃむずいと思うんです。悩みや不安が芋づるで出てくるのではないでしょうか?

人集まるかな?とか盛り上がるかな?とか。

大体の悩みはその2つに集約されることでしょう。

そんなことを考えているうちに億劫になってきちゃったりして。

でもやっぱりこの部分と向き合わないとイベントを成功させるのは難しいよね。

イベントの成功や失敗は、そのイベントの目的によって変わってくると思うのですが、いいイベントを開催するための定石というものが、ある程度は存在するはずです

だって世の中ではこんなにもたくさんのイベントが毎日どこかで行われてはシェアされているんですもの!絶対誰かがパターン見つけてくれてるよ!

ということで、今回はイベントや集いのプロであるプリヤ・パーカーさんの著作「最高の集い方」という本を読みました。

そしてここに答えがありました!

最高の集い方 表紙
最高の集い方 記憶に残る体験をデザインする
著:プリヤ・パーカー 訳:関 美和
出版:プレジデント社

なんとなくで表紙の雰囲気で買ったけど、学びの多い良書でした!

日本人の著書ではないので、多少文化とフィットしない部分はあるけれども、それでも感心しながら読み進められます。

あと個人的には原題の「THE ART of GATHERING」がエンジニア向けの某名著っぽくて好き。

イベントを開催することになったが、何を意識すればいいのかわからないという人にとってはもちろん最高に意味のある本ですが、人が集まるというのは何もイベントだけに限りません。

普段の仕事でも会議など何かしらの目的のために人が集まる機会は無数にあります。

そんな小規模の集いにとっても良い気付きを与えてくれるようなそんな内容になっているので、ビジネスマンにとっては読んで損のない一冊になっていると思います。

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1. 集まりに目的を

個人的には一番意識するのが難しいけど、一番大事な部分かと思います。

それが、「何のために集まっているのか」という目的をはっきりさせるということ。

これはどちらかというと、仕事における会議とかでめちゃくちゃありがちだと思うのですが、はじめは何かを解決するために集まるようにした会議なのに、いつの間にか会議が習慣になって形骸化して、元々の目的がぼんやりしちゃってるような事ありませんか?

そうやって目的がぼんやりするようになってしまった集まりは、参加者にとってかなり意味のない集まりになってしまいます。

それはイベントも同じで何か一つの目的が合って、それを達成するようにデザインされていないといけないということです!

それを意識するにあたって大事なのが、達成すべき目的を何個も同時に設定しないということです。

1イベント1目的くらいの一本集中で集まりをデザインしないと、必ず細部がブレてしまい、最終的にイベント全体がまとまりのないものになってしまうのです。

目的を失った集まりは辞める勇気も欲しいところですね。

2.招かない人を決めよ

イベントを開くことになったら、必ず集客をしますよね。

会議でも誰が参加するかを決めるはずです。

僕がこの本を読んでハッとさせられたのはこの部分です。

誰を招くかを決めるだけではなく、誰を招かないかも決めることも同じくらい大事なのです。

これは最初の「何のために集まるか」という目的に関わってくる部分なのですが、目的に沿った人選をすることがイベントの質を上げることに繋がります。

結局招かざる客を入れてしまうと、目的がぶれ始めてしまうということです。

例えば、会社の将来を担っていくサービスのアイディア出しをざっくばらんにやってみようということで集まったのに、それを聞きつけた社長がオブザーバとして参加してきたら萎縮してアイディア出にくくなりそうですよね?

招かざる客を呼ぶとはそういうことです。

集まりの目的をぶらさないためには、オーガナイザーが招いていない客をきっちりと断る勇気が必要なのです。

3.必ずしも自由は正解じゃない

人の集まりをデザインするにあたって悩ましいのが、ゲストにどの程度自由にしてもらうかということ。

特にイベントの主催者側からすると、ゲストに自由を与えることで、より心地よい空間にできると思います。

裏を返すと、あまりルールでガチガチに縛るとゲストが窮屈な思いをして悪い印象を与えてしまうのでは、、、という不安にもつながってきます。

しかし、イベントには目的を設定すべきということを最初に書きましたが、ルールを設けて自由を奪うという行為は、この目的を達成するためのものであれば問題ありません。むしろホスト側が強制すべきとのこと。

もちろんむやみにルールを設定して参加者を縛り付けるだけのルールは良くない。

ただ、例えばですが世の中にはマナーという暗黙の了解があります。このマナーは文化によっても異なるので、全てを把握することは難しい。

だけどイベント事があるともちろんマナー違反なことはしたくありませんよね。

そんなときにイベントにルールを設定することで、マナーを上書きすることができるのです。要はそこで明示されたルールを実行すればマナー違反になるということです。

そういう意味で、ルールで縛ることによって、逆に見えない暗黙的なルールから参加者を開放することができちゃうってことですね。

参加者はそのイベントの目的に共感して参加しているので、ある程度ホスト側は強制力を持ってイベントを支配しないと、逆にゲストに不愉快な思いをさせることになります。

4.イベントは招待した時点で始まっている

イベントはそこに招待を出したら、後はひたすら準備を進めて本番を迎えればいいと思っているイベントホストが非常に多い。

しかし、イベントは招待を送ったときから始まっているというのが、著者の主張。

もちろんその集まりのコンテンツを充実させることで、より良い集まりになるというのは間違いないとは思うのですが、招待から当日までの時間を使ってより没入感を演出することで記憶に残るものにすることができるのです。

イベントとは要するに日常とは別の空間を作りだして、何か目的を達成するというデザインになっています。

つまり間には必ず日常との境界線というのが存在するのですが、それを超える手助けをしてあげることができるのがこの期間です。

じゃあ具体的に何をすればいいの?って話なのですが、それは本書でもいくつか事例紹介があるのでぜひそちらをご覧いただければと思います!

5.出だしの業務連絡と最後の感謝はクソ

イベントでは業務連絡というものが必ずあることでしょう。むしろこれをしないとホストもゲストにも不安が残ると思います。

それと最後に感謝を述べるというやつ。

これもよくある光景ですね〜

…そんな普通のことすな!!

という話です。

先程、イベントは別空間を作り出して一つの目的を達成するものと言いました。

つまりその入口と出口で現実味のあることをしてしまうと、イベントが台無しになってしまうというわけです。

でも、業務連絡も感謝も必要ですよね〜

ということで、それを解決するための方法がこちら。

印象的なオープニングの後に業務連絡をはさみ、感動的なエンディングの直前に感謝を述べよ!

シンプルですね〜。そんなんで意味あるの??ってくらいシンプル。

でも意味あります!

人間は思ったよりもはじめと終わりが良いだけで、いい印象が残りやすくできているのです。

これに関しては本書よりもダニエル・カーネマンの本とか読んだほうがわかりやすいのですが、実際にこれを裏付ける実験が過去に行われています。

一つ注意しないといけないのは、終わりの感謝に関してはストレートにやりすぎると、意図せずお開きの雰囲気が漂ってしまうので、形式っぽくならないように感謝を織り込む工夫が必要になります。

そこはホストの手腕ですね〜

記憶に残るイベントにするために

さて、まとめましょう。

本書ではもっと色々な例やパターンが紹介されていますが、今回は中でも意識しやすくて、かつ効果がありそうなものをピックアップしてまとめました。

これらを総合すると一つの結論が見えてきます。

それは予定調和を排除せよってこと!!

予定調和なイベントというのは形式に乗っ取りがちで、結局目的を達成できるかどうかもわからない上につまらないという最悪なものになります。毒にも薬にもならないとでも言いましょうか…

だからこそそうならないためにも、上記で書いたようなことを工夫すべし!!というお話ですね。

僕らは気を抜くとすぐに予定調和に偏ってしまいがちなので、そのへんはしっかり意識していきたいところですね〜

結構読むのに時間がかかってしまいましたが、その分学びの多い本です!

よくあるビジネス書と違って、具体的でイメージしやすいし再現もしやすそう。

ということで、これをもとにいいイベントを開催していきたいですね〜。

以上、いっとくでした!

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